Odkładania zadań na później = stres w pracy

Ile razy zdarzyło Ci się zakładać, że wykonanie czegoś zajmie jeden dzień nieprzerwanej pracy, a tymczasem okazało się, że minął miesiąc, a Ty wciąż nie uporałeś się z tym zadaniem?

Kiedy pytam ludzi, co sprawia, że poodkładali masę ważnych spraw na później, najczęściej odpowiadają, że cięgle ktoś im przeszkadza w pracy. I coś w tym rzeczywiście jest. Przecież gdy jesteśmy skoncentrowani i mamy optymalne warunki do pracy robota po prostu pali się nam w rękach. Tymczasem w większości firm, ludzie ciągle czegoś od siebie nawzajem chcą. Niby to tylko jedno pytanie. Niby to tylko krótki telefon. No i to sakramentalne pytanie: Słuchaj, czy mogę zająć ci chwilkę? Prawda, że wszyscy dostajemy alergii na jego dźwięk? Jesteśmy zirytowani, ponieważ zdajemy sobie sprawę, że interesant nie zajmie nam tylko przysłowiowej minutki, ale jeszcze kilka kolejnych, potrzebnych, abyśmy po powrocie do wykonywanej pracy potrafili zorientować się, na czym właściwie skończyliśmy. No tak – pomyślisz – co z tego, jeśli i tak nie zmienię ludzi i nadal będą mi przeszkadzać? No cóż, ludzi rzeczywiście nie zmienisz. Masz natomiast wpływ na zasady, na jakich mają się z Tobą komunikować.

1. Ucz innych samodzielności – większość ludzi dręczy cię, bo chce, żebyś zrobił dla nich rzeczy, które równie dobrze mogliby zrobić dla siebie sami, ale twierdzą, że nie wiedzą jak. Nie pozwól zostawić sobie na biurku zlecenia do wykonania, tylko poświęć trochę czasu i zaproś interesanta na rozmowę edukującą go, jak ma sam wykonać dane zadanie. Dziś stracisz pięć minut, w przyszłym tygodniu zyskasz 50. Opłaca się, wierz mi na słowo.
2. Dawaj zniechęcające terminy realizacji – przychodzi interesant i nie wnikając, jak bardzo jesteś teraz obciążony, chce abyś zrobił coś ważnego z jego punktu widzenia. Najlepiej – na wczoraj. Normalnie przerwałbyś wszystko i wyczyścił tego zadaniowego śmiecia. Tym razem powiedz, że oczywiście podejmiesz się, ale jesteś teraz przeładowany pracą i może uda ci się to zrobić za pod koniec przyszłego tygodnia. Interesant może walczyć jak lew. Zapewni cię, że to zajmie tylko chwilę, że to bardzo proste zadanie itd. Powtarzaj cięgle to samo – że rozumiesz, ale i tek nie znajdziesz nawet chwili przez najbliższe parę dni, więc jeśli trzeba to zrobić szybciej, to nie jesteś w stanie się podjąć. Większość współpracowników w końcu się podda i zostawi Cię w spokoju, a następnym razem trzy razy zastanowi się, czy warto się do Ciebie fatygować, czy lepiej samemu zająć się swoim zadaniem.
3. Nie przesadzaj z byciem sympatycznym – pamiętaj, jeśli będziesz pomagać wszystkim z olśniewającym uśmiechem, zachęcisz ich tym samym do kontynuowania wygodnej praktyki podzlecania ci różnorakich zajęć. Bądź, rzecz jasna, uprzejmy. Ale staraj się nie okazywać sztucznego entuzjazmu. Wielu z Was zdarza się otrzymywać niechciane zadania i mówić ‘No jasne, nie ma sprawy.’ Tymczasem w duchu jesteście załamani nowym obowiązkiem. Okazujcie swoje rzeczywiste emocje. Kiedy faktycznie jesteście przemęczeni i cierpicie z powodu nadmiaru rzeczy do zrobienia, wyjaśnijcie, że musicie odmówić, ponieważ nie jesteście w stanie kolejny dzień zostawać po godzinach.
4. Inni sądzą, że nic nie robisz – zmień to od zaraz – zdziwilibyście się, ile ludzi jest zdania, że robicie znaczenie mniej od nich samych. Dlatego traktują Was jak zadaniowe śmietniki. Czego ja nie mam czasu zrobić, niech zrobi Michał, i tak ciągle się obija. Dlaczego ludzie tak sądzą? Twoje biurko jest idealnie puste. Stoi na nim tylko kubek z dymiącą kawą, którą najwyraźniej masz czas sobie przygotować. Zdradzę Wam parę tajemnic jak wyglądać na zajętego w pracy. Jesteś dumny ze swojego porządku na biurku? To wspaniale. Natychmiast wyjmij jakiś segregator, parę teczek, kilka luźnych kartek i pokryj tym wszystkim blat przed sobą. Na szczycie sterty połóż kalendarz osobisty. Właśnie siedzisz przy biurku naprawdę zapracowanej osoby. Jest tak zapracowana, że wszystko musi mieć pod ręką. Nie ma też czasu ogarniać papierów na bieżąco. Teraz wyjmij z szuflady stickersy i przynajmniej osiem z nich zapełnij zagadkowymi hasłami – ‘Zebranie – raporty’ ‘Szef – spotkanie!!’ Klient – telefon’ itd. A teraz ponaklejaj karteczki na brzegach swojego monitora. Super! – gołym okiem widać, że masz prawdziwy kocioł. Nie uczę Cię teraz jak symulować pracę. Chcę jedynie uzmysłowić Ci, że inni potrzebują namacalnych dowodów tego, że jesteś faktycznie zajęty. Ci niewierni Tomasze nie będą Ci wierzyć na słowo.

• Wykorzystaj rady psychologów i doradców zawodowych.